Celebración de sesiones a distancia: de la videoconferencia a la conferencia telefónica múltiple.

El RD-ley 8/2020 había provocado cierta controversia por cuanto la referencia a “órganos de gobierno” en su art. 40 podría implicar que se refería a la junta general, y en consecuencia, que la posibilidad de celebrar sesiones por videoconferencia era válida tanto para el órgano de administración como para la junta general.

No es una interpretación que compartiera por varios motivos: en primer lugar, el art. 40 RD-ley 8/2020 preveía medidas excepcionales aplicables a distintos ámbitos y en apartados estancos: órgano de administración, juntas generales, derecho de separación, disolución. De otro lado, la referencia genérica a “órganos de gobierno y de administración de las asociaciones, de las sociedades civiles y mercantiles” incluía a los administradores, entendidos en sentido amplio, de las asociaciones y sociedades, con independencia del nombre concreto que se les otorgue. A ello obedecía que una interpretación contraria implicaría una diferencia de trato con las cooperativas o fundaciones, donde se centra exclusivamente en sus administradores. Además, el apartado dos cuando se refiere a la votación por escrito y por sesión también menciona a los órganos de gobierno y de administración, por lo que una interpretación contraria podría motivar que la junta general adoptase acuerdos por escrito y sin sesión. O, cuando los apartados tres y cuatro se refieren a la formulación de cuentas por el “órgano de gobierno o administración”, competencia que es de los administradores y no de los socios.

En cualquier caso, las dudas que pudiera provocar la redacción han quedado ya solventadas. El “órgano de gobierno y de administración” debe estimarse en ese sentido amplio al que hacía referencia, si bien se ha añadido para las juntas la posibilidad de reunirse a distancia.

En efecto, el art. 40.1 RD-ley 8/2020 admitía la posibilidad de celebrar reuniones por videoconferencia “que asegure la autenticidad y la conexión bilateral o plurilateral en tiempo real con imagen y sonido de los asistentes en remoto”. Esta posibilidad se ha visto modificada en un doble sentido: en primer lugar se omite esa referencia al aseguramiento de la autenticidad y la conexión en tiempo real; y en segundo lugar, junto a la celebración por videoconferencia, se prevé que se celebré por conferencia telefónica múltiple. Tanto si se hace por video como por conferencia telefónica, todos los miembros del órgano han de disponer de los medios necesarios, el secretario del órgano ha de reconocer su identidad, y así debe expresarlo en el acta, que remitirá de inmediato a las direcciones de correo de cada uno de los concurrentes.

Esta opción de reunión por vídeo o conferencia telefónica múltiple se extiende ahora a las juntas o asambleas de asociados o de socios, con la inclusión de un nuevo apartado en el art. 40.1 RD-ley 8/2020 en los mismos términos que para los administradores. Esto es: aunque los estatutos no lo hubieran previsto; durante el periodo de alarma; y siempre que todas las personas que tuvieran derecho de asistencia o quienes los representen dispongan de los medios necesarios, el secretario del órgano reconozca su identidad, y así lo exprese en el acta, que remitirá de inmediato a las direcciones de correo electrónico.

II.         Formulación de cuentas y auditoría

El art. 40.3 RD-ley 8/2020 también ha sido modificado. En primer lugar, cambia la redacción dotándola ahora de una mayor claridad, manteniéndose el hecho de que la obligación de formular cuentas en el plazo de tres meses a contar desde el cierre del ejercicio social queda suspendida hasta que finalice el estado de alarma, reanudándose de nuevo por otros tres meses a contar desde esa fecha.

No obstante, se incluye también un nuevo apartado en el que se afirma que la formulación de cuentas que se haga durante este periodo es válida, en cuyo caso podrán someterla a auditoria en el plazo legalmente previsto (un mes como mínimo ex art. 270-1 LSC), o bien se podrán acoger a la prórroga prevista en el art. 40.4 RD-ley 8/2020, esto es, dos meses a contar desde que finalice el estado de alarma.

De este modo, con esta modificación se prevén todas las situaciones posibles, esto es, antes se hacía referencia a la suspensión para formular las cuentas y a las cuentas ya formuladas, pero no parecía admitir que se pudiera seguir formulándolas, cuestión que queda ahora resuelta.

Igualmente, en lo que respecta a la auditoría, el art. 40.4 RD-ley 8/2020 también ha sido modificado. De un lado, para incluir también la auditoría voluntaria, ya que antes sólo se refería a la obligatoria. De otro lado, para coordinar los plazos con la posibilidad de seguir formulando las cuentas durante el estado de alarma, a lo que he hecho referencia anteriormente.